my.gov.ge: управление компанией в Грузии онлайн
Что такое портал my.gov.ge, что компания реально может делать через него, что нужно иностранцу для доступа, как он работает вместе с rs.ge и napr.gov.ge и правила безопасного обращения с доступами.
Грузия располагает одним из самых удобных стеков электронного правительства в регионе, и компанией с иностранным владением можно управлять откуда угодно, как только доступ настроен правильно. Три портала выполняют основную работу, и учредители регулярно их путают.
my.gov.ge
Услуги и уведомления
Парадная дверь и неналоговые уведомления
rs.ge
Налоговая жизнь
Декларации, платежи, электронные счета, ФОТ
napr.gov.ge
Запись о компании
Реестр, выписки, регистрационные действия
Три портала и для чего каждый
- my.gov.ge - единый портал государственных услуг: привязанный к личности доступ к услугам разных ведомств, заявления, справки и официальные уведомления в одном месте.
- rs.ge - портал ЮЛПП Службы доходов: налоговая регистрация, декларации, платежи, НДС, отчётность по ФОТ, электронные счета-фактуры и накладные. Здесь проходит налоговая жизнь компании.
- napr.gov.ge - ЮЛПП Национальное агентство публичного реестра: реестр компаний, выписки и регистрационные действия в отношении самой организации.
Если кто-то говорит вам «всё делается на my.gov.ge», он упрощает. Ежемесячные налоговые обязанности компании живут на rs.ge, а изменения в записи о компании - в Публичном реестре. my.gov.ge - парадная дверь и канал неналоговых уведомлений, а не замена ни того, ни другого.
Оба ведомства за этими порталами - юридические лица публичного права: Служба доходов (rs.ge) находится под Министерством финансов, а Национальное агентство публичного реестра (napr.gov.ge) - под Министерством юстиции. Это разделение важно, потому что оно подсказывает, где на самом деле решается данная проблема. Неверный директор в записи - вопрос Публичного реестра; просроченная декларация по НДС - вопрос Службы доходов; и никакие клики на my.gov.ge не исправят ни того, ни другого, если запрос относится к другому месту.
Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, имеет ту же юридическую силу, что и документ, составленный в письменной форме и подписанный собственноручно, и ему не может быть отказано в юридической силе только на том основании, что он в электронной форме.
Что компания может делать через порталы
- Получать выписки из реестра и корпоративные документы электронно, на грузинском и, где доступно, на английском.
- Подавать налоговые декларации - по налогу на прибыль, НДС, удержаниям с ФОТ - и платить с привязанного счёта.
- Выставлять и получать электронные счета-фактуры и накладные, обязательные для определённых операций.
- Регистрировать сотрудников и вести отчётность по ФОТ.
- Подавать на льготные налоговые статусы и отслеживать их.
- Получать официальные уведомления от Службы доходов и других ведомств и отвечать в указанный срок.
- Отслеживать заявления, поданные в государственные ведомства, и получать их результат электронно.
Получение доступа иностранцем
Доступ привязан к личности, и именно здесь удалённые учредители сталкиваются с трением. На практике маршруты таковы:
| Задача | Портал | Кто может это сделать |
|---|---|---|
| Получить выписку из реестра | napr.gov.ge | Любое лицо: данные реестра публичны, и выписка выдаётся любому |
| Подать декларацию по НДС или налогу на прибыль | rs.ge | Директор, уполномоченный пользователь или бухгалтер с собственным доступом |
| Выставить электронный счёт-фактуру или накладную | rs.ge | Уполномоченный пользователь в профиле компании |
| Зарегистрировать сотрудника | rs.ge | Директор или уполномоченный пользователь |
| Получать официальные уведомления | rs.ge - налоговые документы; my.gov.ge - прочие ведомства | Личность, привязанная к компании |
| Сменить директора в записи | napr.gov.ge | По решению участников, директором или представителем |
- Грузинская ID-карта или карта вида на жительство с активированной электронной подписью - даёт самый сильный и прямой доступ.
- Доступ, созданный через Дом юстиции с проверкой личности, для лиц, присутствующих в Грузии.
- Представитель, действующий по нотариально удостоверенной доверенности, в которой прямо предоставлены полномочия действовать перед Службой доходов и другими ведомствами. Это стандартный маршрут для учредителя, который никогда не приезжает в Грузию.
- Доступ на уровне компании в системе Службы доходов, администрируемый директором или уполномоченным лицом, с пользователями и правами, назначаемыми внутри профиля компании.
Доверенность, которая прямо не называет Службу доходов и электронную систему, будет отклонена. Конкретность формулировок - разница между представителем, который может подавать, и тем, который не может.
Доверенность и почему формулировки решают всё
Для учредителя, который не будет присутствовать в Грузии, доверенность - единственный документ, который делает удалённое администрирование возможным или невозможным. Грузинские ведомства читают доверенность узко: представитель может делать то, на что документ прямо уполномочивает, и не более. Доверенность, предоставляющая «общие полномочия по управлению компанией», часто будет признана недостаточной для конкретной электронной подачи, потому что не называет действие. Чтобы работать на практике, доверенность должна называть ведомства поимённо - Национальное агентство публичного реестра и Службу доходов, - указывать, что полномочия распространяются на действия в их электронных системах, и быть оформлена в форме, которую эти ведомства принимают: нотариально удостоверена, а при выдаче за рубежом - апостилирована и переведена на грузинский. Доверенность, составленная для одной цели, не покрывает молча другую; ограничьте её задачами, которые представитель должен реально выполнять.
Основательница в Берлине, которая никогда не ездит в Грузию
Немецкая основательница регистрирует грузинское ООО удалённо и хочет, чтобы компания администрировалась без перелётов в Тбилиси. У неё нет грузинского ID и электронной подписи.
- 1Выдаётся нотариально удостоверенная, апостилированная доверенность, называющая представителя и прямо предоставляющая полномочия перед Публичным реестром и Службой доходов, включая электронные системы.
- 2Представитель подтверждает доступ к профилю компании в Службе доходов, который по действующему приказу министра финансов активируется автоматически при регистрации, и проверяет, что налоговая регистрация действует.
- 3Пользователи и права назначаются внутри профиля компании: бухгалтер подаёт, основательница получает уведомления, никто не делится паролем.
- 4Для уведомлений регистрируются рабочая почта и грузинский номер телефона, и подтверждается получение тестового сообщения.
- 5Когда основательница позже получает карту вида на жительство, она активирует собственную электронную подпись, и маршрут по доверенности становится запасным, а не основным каналом.
Компания администрируется полностью из Берлина, каждая подача относится к именованному лицу, и общих учётных данных нет.
Иллюстративно. Формулировки доверенности решают, что представитель реально может делать.
Next step
Или поручите порталы кому-то на месте
Доступ, учётные данные и уведомления - именно та часть, которая ломается, когда учредитель живёт за границей. Trustlex выступает местным контактным лицом, следит за порталами и юридическим адресом и подаёт изменения, которые нужно подать.
Смотреть, что входит в администрированиеПрактическая настройка в правильном порядке
- Зарегистрируйте компанию в Публичном реестре и получите выписку, убедившись, что идентификационный код и данные директора абсолютно верны.
- Подтвердите доступ к профилю компании в Службе доходов: он активируется автоматически при регистрации, а учётные данные приходят по SMS на телефон, указанный для портала Публичного реестра. Убедитесь, что налоговая регистрация действует.
- Назначьте уполномоченных пользователей: кто подаёт, кто платит, кто получает уведомления. Назначьте самые узкие права, позволяющие каждому выполнять свою работу.
- Зарегистрируйте рабочую почту и грузинский номер телефона для уведомлений и проверьте, что они реально получают сообщения.
- Убедитесь, что канал уведомлений отслеживает человек, а не почтовый ящик, который никто не открывает. Неоткрытое уведомление не останавливает часы: по тексту Налогового кодекса на момент написания электронный документ считается вручённым, когда он прочитан, но документ, который компания не читает 30 дней, может быть вручён публичным объявлением - на 20-й день после публикации, а уведомление о выездной проверке в любом случае считается вручённым на 30-й день.
- Если подавать будет бухгалтер, предоставьте ему доступ формально, а не делитесь паролем.
Пункт о сроках - тот, что стоит денег. Неоткрытое уведомление не мешает часам пойти: через 30 дней без прочтения его можно вручить публичным объявлением, а уведомление о выездной проверке считается вручённым на 30-й день независимо от того, открыл ли его кто-нибудь. Неотслеживаемый канал уведомлений превращает рутинный запрос в пропущенный срок и иногда в санкцию.
Гигиена учётных данных, которая не опциональна
- Никогда не делите один логин между несколькими людьми. Доступ привязан к личности, и журнал показывает, кто действовал.
- Храните учётные данные в менеджере паролей, а не в сообщениях в чате или таблице.
- Предоставьте бухгалтеру или администратору собственный доступ с определёнными правами и отзовите его в день окончания отношений.
- Ведите письменный учёт того, кто какой доступ держит, и пересматривайте его при смене персонала или провайдеров.
- Относитесь к электронной подписи как к юридическому эквиваленту собственноручной, потому что так и есть.
Преимущества, прямо
- Компанией можно управлять полностью удалённо, как только доступ настроен правильно.
- Подачи, платежи и официальная переписка находятся в одном проверяемом месте.
- Выписки и справки доступны за минуты, а не через посещение офиса.
- Уведомления приходят с отметкой времени, что делает сроки известными, а не угадываемыми.
- Системы электронных счетов и накладных сокращают бумажную работу, которая иначе стояла бы между компанией и её контрагентами.
И ограничения
Общий логин, который стал вопросом без ответа
Компания даёт своему бухгалтеру, директору и ассистенту одни и те же учётные данные портала, потому что это проще, чем управлять тремя пользователями.
- 1Подаётся декларация с ошибкой, существенно занижающей обязательство за один период.
- 2Портал фиксирует, что подача сделана под учётными данными компании, и это всё, что он может зафиксировать.
- 3Внутри никто не может установить, кто подал: у троих был логин, и все трое работали на той неделе.
- 4Компания отвечает за подачу в любом случае и утратила возможность установить, что произошло в её собственном доме.
Отдельные пользователи ничего не стоят и покупают единственное, что важно, когда что-то идёт не так: возможность знать, кто что сделал. Общий логин превращает обычную ошибку в вопрос без ответа.
Иллюстративно. Администрирование пользователей портала настраивается для каждой компании; доступ следует отзывать при окончании отношений.
- Большая часть интерфейса и основная официальная переписка - на грузинском; машинный перевод - небезопасная основа для решения о подаче.
- Доступ зависит от инфраструктуры идентификации, поэтому первая настройка обычно требует либо присутствия в Грузии, либо правильно составленной доверенности.
- Банкинг сюда не входит. Открытие счёта остаётся процессом каждого отдельного банка с собственными требованиями.
- Портал не скажет вам, что вы должны были подать. Он показывает обязанности и сроки; определение позиции по-прежнему профессиональная работа.
Как это делает Trustlex
Для клиентов на сопровождении регистрации или администрирования мы настраиваем доступ к порталам в рамках активации: профиль в Службе доходов подтверждён, пользователи и права назначены, канал уведомлений протестирован, а учётные данные переданы клиенту, а не удерживаются в заложниках. Там, где мы действуем по доверенности, объём записан в документ и показан клиенту до подписания.
Общая информация, не юридическая и не налоговая консультация. Маршруты доступа к порталам и требования ведомств меняются; уточните актуальный процесс для вашей ситуации, прежде чем на него полагаться.