Апостиль и легализация грузинских корпоративных документов
Как сделать грузинскую выписку из реестра, устав или доверенность пригодными для использования в другой стране: какой маршрут применяется, порядок перевода и заверения и ошибки, из-за которых всё приходится делать заново.
Грузинский документ остаётся грузинским документом. Чтобы банк в Германии, реестр в ОАЭ или нотариус в Турции его приняли, нужна цепочка заверений, подтверждающая его подлинность. Грузия является участником Гаагской конвенции об апостиле, что делает эту цепочку короткой для большинства направлений и длиннее для остальных.
Что на самом деле подтверждает заверение
2
Возможных маршрута
Апостиль для стран Конвенции, консульская легализация для остальных
1
Один сертификат, а не два
Апостиль заменяет дальнейшую легализацию между странами-участницами
Порядок
Сначала заверить, потом перевести
Обратный порядок - самая частая причина возврата документов
Апостиль или легализация не удостоверяют содержание документа. Они удостоверяют происхождение: подлинность подписи, качество, в котором действовало подписавшее лицо, и, где применимо, подлинность печати или штампа. Именно поэтому ложное утверждение в апостилированном документе остаётся ложным утверждением: заверение сопровождает происхождение бумаги, а не её правдивость. Понимание этого удерживает ожидания принимающей стороны в правильных рамках.
Сертификат удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало подписавшее документ лицо, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплён документ. Это единственная формальность, которая может требоваться для удостоверения указанных обстоятельств между Договаривающимися государствами.
Какой маршрут применяется
| Страна назначения | Маршрут | Что включает |
|---|---|---|
| Участник Гаагской конвенции | Апостиль | Один сертификат, проставляемый в Грузии; консульство не участвует |
| Не участник | Консульская легализация | Заверение в Грузии, затем консульство страны назначения |
| Страны с двусторонним договором | Иногда ничего из этого | Документы могут приниматься напрямую - уточните, прежде чем платить за то или другое |
Спросите принимающее учреждение, что именно ему нужно, прежде чем начинать. Банк, который принимает обычную нотариальную копию, не поблагодарит вас за апостиль, а реестр, требующий легализации, апостиль просто отклонит. Десять минут вопросов экономят две недели.
Сравнение двух маршрутов
| Фактор | Апостиль | Консульская легализация |
|---|---|---|
| Когда применяется | Страна назначения - участник Гаагской конвенции | Страна назначения не участник |
| Количество шагов | Один сертификат, выдаваемый в Грузии | Заверение в Грузии, затем консульство страны назначения |
| Типичный срок | Дни | Недели, в зависимости от записи в консульство |
| Кто участвует | Только компетентный грузинский орган | Грузинский орган плюс иностранное консульство |
Порядок, который работает
Выписка, оказавшаяся на три недели старше нужного
Учредитель получает выписку из реестра, проставляет апостиль, переводит её и через шесть недель отправляет курьером в иностранный банк.
- 1Банк требует выписку, выданную в пределах установленного срока давности, который обычно измеряется неделями, а не месяцами.
- 2Документ подлинный, апостиль проставлен верно, перевод выполнен верно - и его отклоняют только из-за возраста.
- 3Всю цепочку приходится повторить с новой выпиской: получение, апостиль, заверенный перевод, курьер.
- 4Учредитель считал, что скоропортящаяся часть - это заверение; на самом деле ею был сам документ.
Спрашивайте о требовании к сроку давности до начала цепочки и начинайте её на той неделе, когда собираетесь подавать. Заверение не обновляет документ - оно удостоверяет, насколько он уже стар.
Иллюстративно. Сроки давности устанавливаются принимающим учреждением и сильно различаются.
- 1
Получите документ в той форме, которая нужна получателю - выписка, выданная на этой неделе, это не то же самое, что прошлогодняя, и многие учреждения устанавливают максимальный срок давности.
- 2
Заверьте нотариально там, где документ этого требует, либо получите государственный оригинал там, где не требует.
- 3
Проставьте апостиль или пройдите легализацию самого документа в Грузии.
- 4
Переведите - у сертифицированного переводчика - после заверения, чтобы апостиль или легализация были переведены вместе с документом.
- 5
Заверьте перевод, если получатель требует и этого. Некоторые требуют; предположение, что не требуют, - причина, по которой документы возвращаются.
Сначала перевести, а потом заверить - распространённая ошибка. В результате получается заверенный грузинский документ с подшитым к нему незаверенным переводом, который многие учреждения не примут, и исправление означает начать заново.
Документы, которым обычно нужна эта цепочка
- Выписка из реестра, подтверждающая существование компании, директоров и структуру владения, - требуется почти всегда и почти всегда с ограничением по сроку давности.
- Устав, подтверждающий внутренние правила и полномочия на подписание.
- Документ о полномочиях директора или доверенность, подтверждающие, кто может действовать от имени компании за рубежом.
- Подтверждения о надлежащем состоянии или налоговом статусе, если получатель запрашивает их отдельно.
Открытие счёта дочерней компании за рубежом
Грузинскому ООО нужно открыть счёт для дочерней компании в стране - участнице Гаагской конвенции. Банк просит выписку из реестра, устав и документ о полномочиях директора.
- 1Свежая выписка получена в Публичном реестре, датирована в пределах приемлемого для банка срока.
- 2Копия устава заверена, полномочия директора подтверждены в той форме, которую назвал банк.
- 3На каждый документ проставлен апостиль в Грузии.
- 4Сертифицированный перевод на язык страны назначения, включая текст апостиля.
- 5Отправка курьером в банк, со сканами, высланными заранее, чтобы любое возражение возникло до отправки оригиналов.
Один заход, примерно неделя, причём заблаговременная отправка сканов выявила проблему со сроком давности ещё до того, как курьер выехал из Тбилиси.
Иллюстративно. Требования различаются по учреждениям и странам.
Что делает Trustlex
Апостиль и международная курьерская доставка - каталожные услуги, оплачиваемые как транзитные расходы плюс профессиональный гонорар, и они ведутся в том же деле, что и всё остальное, поэтому документы, отслеживание и сканы находятся в одном месте, а не в переписке.
Общая информация, не юридическая консультация. Какой маршрут и какие заверения нужны документу, зависит от страны назначения и принимающего учреждения.