Обязанности компании в Грузии после регистрации
Простой чек-лист после регистрации для поддержания грузинской компании в порядке: налоговые декларации, адрес, изменения директора/участников, бухгалтерия, уведомления и ежегодный обзор.
Компания не завершена в день регистрации; это день, когда начинаются её обязанности. Разница между компаниями, которые легко проходят проверку банка, due diligence или налоговую проверку, и компаниями, которые проводят напряжённый месяц, восстанавливая собственную историю, редко заключается в уме или честности. Она в ритме: сильнейшие учредители относятся к регистрации как к началу контролируемой рутины, в которой уведомления отслеживаются, изменения документируются, подачи проверяются, а записи компании остаются согласованными с реальностью.
Обязанности на карте
Ежемесячно
Ритм подачи
Большинство действующих компаний отчитываются каждый месяц, а не раз в год
Нулевая
Декларация может быть обязательной
Для компании-плательщика НДС - даже за пустой месяц
2
Отдельные обязанности
Просрочка подачи влечёт штраф с налога по декларации, просрочка уплаты - проценты
| Обязанность | Цикл | Когда применяется | Обычный ответственный |
|---|---|---|---|
| Декларация по налогу на прибыль | Ежемесячно при наличии облагаемого события; каждый месяц для компании-плательщика НДС | Распределена прибыль или понесён непроизводственный расход | Бухгалтер |
| Декларация по НДС | Ежемесячно | Регистрация по НДС или превышение порога | Бухгалтер |
| Удержания с ФОТ и пенсионные взносы | Ежемесячно | Любой сотрудник в штате | Бухгалтер |
| Действительность юридического адреса | Постоянно | Всегда - уведомления вручаются по нему | Компания |
| Точность декларации о бенефициарах | При каждом изменении владения | Любая передача или реструктуризация | Компания + юрист |
| Годовая финансовая отчётность | Ежегодно | По категории размера | Бухгалтер |
| Условия особых статусов | Постоянно | Virtual Zone, International Company, статус малого бизнеса и подобные | Компания + консультант |
Чего на самом деле стоит пропущенный срок
Прямая цена просроченной подачи - обычно штраф и проценты, и для небольшой компании суммы переживаемы. Настоящая цена приходит позже и труднее оценивается: проверка банка, которая находит неподанные периоды и ограничивает счёт, пока выясняет почему; льготный налоговый статус, зависевший от условий, за которыми никто не следил; due diligence покупателя, который читает три года небрежных записей как риск и соответственно снижает цену. Долг по комплаенсу ведёт себя как технический долг: дёшево избежать, дорого погасить и всегда погашается в самый неудобный момент.
Декларация, поданная с опозданием, влечёт штраф в размере 5% от налога по этой декларации при просрочке не более двух месяцев и 10% при более длительной, а если этот налог равен нулю, штраф не применяется. Налог, уплаченный с опозданием, влечёт проценты в размере 0,05% за каждый день просрочки. Занижение налога наказывается отдельно.
Спящая компания, которая спала недостаточно крепко
Учредитель регистрирует ООО, сразу регистрирует его плательщиком НДС, стартует медленно и решает, что компания «спит» год - выручки нет, значит, как он полагает, и подавать нечего.
- 1Подачи компании-плательщика НДС не приостанавливаются из-за бездействия: декларации по НДС, налогу на прибыль и удержаниям с зарплаты остаются обязательными каждый месяц, даже нулевые, и месяцы накапливаются как неподанные периоды.
- 2Через восемнадцать месяцев бизнес начинается по-настоящему и подаёт на открытие банковского счёта.
- 3Проверка банка видит компанию с пробелом в подачах; профиль в Службе доходов показывает восемнадцать месяцев неподанных деклараций.
- 4Учредитель платит бухгалтеру за восстановление и подачу прошлых периодов, и счёт открывается на шесть недель позже плана. По тексту Кодекса просроченная декларация без налога к уплате не влечёт процентного штрафа, поэтому цена - работа бухгалтера и задержка.
Компания была честной, и скрывать ей было нечего. Цена - гонорары и шесть недель - не купила ничего, кроме урока: «ничего не происходило» - это тоже факт, который нужно подать.
Иллюстративно. Для компании вне НДС порядок иной: Кодекс считает неподанную декларацию нулевой, с исключениями, которые устанавливает министр финансов. Трактовку неподанных периодов уточняйте на текущий год.
За чем следить постоянно
Директор, который ушёл на бумаге и остался в реестре
Компания меняет директора письменным решением участников. Новый директор сразу приступает к работе. Подача в реестр попадает в список дел и забывается.
- 1Для целей реестра прежний директор остаётся лицом, уполномоченным представлять компанию.
- 2Новый директор подписывает договор поставки; юрист контрагента проверяет реестр и находит другое имя.
- 3Подачи под учётными данными нового директора вызывают вопросы, потому что подающее лицо - не то, которое записано как уполномоченное.
- 4Прежний директор тем временем остаётся публично связан с компанией, которой больше не управляет, и это проблема для него не меньше, чем для компании.
Решение меняет внутреннее положение; только подача меняет положение, на которое вправе опираться внешний мир. Разрыв между ними - там, где оспариваются договоры и отклоняются подачи.
Иллюстративно. Сроки подачи изменений регистрируемых данных уточняйте для конкретного изменения.
- Юридический адрес и официальные уведомления - чтобы уведомление было вручено, его не обязательно читать: по тексту Налогового кодекса на момент написания бумажный документ считается вручённым, как только его приняли под подпись по юридическому адресу, а электронный, не прочитанный 30 дней, может быть вручён публичным объявлением.
- Изменения директора, участников и бенефициарных владельцев - подаются оперативно, с обновлением декларации о бенефициарах тем же движением.
- Налоговые регистрации, риски по НДС, ФОТ и ежемесячные подачи там, где они применимы.
- Бухгалтерские документы, счета, договоры и банковские выписки - полные в месяц возникновения, а не восстановленные в конце года.
- Право на особый налоговый статус и текущие доказательства присутствия - условия непрерывны, а не разовое предоставление.
- Продления, лицензии и триггеры регулируемой деятельности - особенно когда деятельность тихо эволюционирует.
Next step
У календаря должен быть хозяин
Большинство этих сроков пропускают не потому, что они сложные, а потому что за ними никто не следил. Trustlex держит юридический адрес, читает официальные уведомления и ведёт календарь подач одной месячной услугой.
Смотреть, что входит в администрированиеПрактический ритм
- Ежемесячно: отправляйте бухгалтерский пакет к фиксированной дате; проверяйте полноту налоговых и прочих документов; подавайте даже когда ничего не происходило.
- Ежеквартально: сверяйте деятельность с рисками по НДС и ФОТ и с допущениями, лежащими в основе любого особого налогового статуса.
- При каждом изменении: оперативно обновляйте сведения о директоре, участниках, адресе, уставе или бенефициарах - реестр это живая запись, а не сувенир о регистрации.
- Ежегодно: пересматривайте досье компании так, будто банк, инвестор или орган запросит его завтра, - потому что когда-нибудь кто-то из них запросит. Компании с облагаемым имуществом нужно внести в календарь и даты налога на имущество: декларация и уплата до 1 апреля, авансовый платёж до 15 июня и налог на землю до 15 ноября, на момент написания; сверьте с Налоговым кодексом.
Назначьте каждой обязанности именованного ответственного и дату. Обязанность, за которую отвечает «компания», не отвечает никто; календарь работает, когда каждая строка говорит кто, что и когда. Календарь комплаенса Trustlex существует именно для того, чтобы это оставалось на виду после регистрации, а не тонуло в переписке.
Чего эта статья не охватывает
Лицензируемые и регулируемые виды деятельности - платежи, крипто, азартные игры и подобные - несут отраслевые обязанности сверх всего изложенного здесь, со своими регуляторами и своими календарями. Если ваша деятельность регулируется или может стать регулируемой, общий календарь выше - это пол, а не потолок, и отраслевые правила требуют отдельного рассмотрения.